Ordens de Compra

O módulo de ordens de compra auxilia o gerenciamento das compras solicitadas pela empresa, sendo a primeira etapa do processo de compra.

A partir dos registros desse módulo podem ser geradas as notas fiscais de compra, além dos lançamentos de estoque e contas a pagar.

Passo a passo

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Acesse Menu → Suprimentos → Ordens de compra → Incluir Ordem de Compra.

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Na inclusão da ordem de compra, é possível informar os dados gerais como, por exemplo, o Fornecedor, Produtos, Condições de pagamento e a Transportadora.

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A partir de uma Ordem de Compra já cadastrada é possível realizar várias operações, como Gerar NFe de entrada com base nela, integrar Estoque, Finanças, enviá-la por E-mail, etc.

Informações relacionadas

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Acesse Menu → Configurações → Aba Suprimentos → Configurações de ordens de compra.

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Numeração das ordens de compraAo selecionar a opção Manual, você deverá informar o número no cadastro da ordem de compra. Selecionando Sequencial, os números das ordens de compra serão inseridos automaticamente pelo sistema de forma sequencial.
Preço na ordem de compraAo selecionar a opção Preço da última entrada, será considerado o preço da última entrada de estoque, nota fiscal, ordem de compra ou custo do produto para calcular o preço em uma nova ordem de compra. Selecionando Preço de custo, será considerado o preço de custo do produto.
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Acesse em Menu → Configurações → Aba Suprimentos → Configurações dos Marcadores nas Ordens de Compra.

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Acesse em Incluir marcador e adicione o marcador para as ordens de compra.

Observação:

Ao incluir o marcador, o mesmo será vinculado a uma cor de sua escolha para identificar as ordens de compra.
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Depois de configurar, acesse Menu → Suprimentos → Ordens de Compra → Clique no menu de contexto ao lado do número da ordem de compra → Marcadores.


Além disso, pode-se incluir os marcadores em lote. Para isso, Selecione as ordens de compra → Clique sobre o botão Incluir marcadores.

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Após inserção dos marcadores, é possível filtrar e localizar as ordens de compra com base nos mesmos, usando a opção Filtros disponibilizada na tela de ordens de compra.

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Caso seja necessário excluir um marcador, acesse Menu → Configurações → Aba Suprimentos → Configurações dos Marcadores nas Ordens de Compra.


Agora, Selecione o marcador desejado → Excluir marcadores.

As instruções para realizar a formação de preços, encontram-se na ajuda Formação de Preços.

Acesse Menu → Suprimentos → Ordens de Compra → Clique no menu de contexto ao lado do número da ordem de compra → Clonar compra.

Atenção!

Ao gerar uma ordem de compra através do recurso de clonar um previamente cadastrado, o número do novo pedido será alterado, conforme a sequência dos pedidos existentes na base de dados. É importante saber que, o pedido clonado não tem vínculo com o pedido que gerou este.

Acesse Menu → Suprimentos → Ordens de compra → Clique no menu de contexto ao lado do número da ordem de compra → Gerar nota fiscal.

Atenção!

Em casos em que a nota fiscal de entrada é emitida pela própria empresa, por exemplo, notas fiscais de importação, notas fiscais de crédito de impostos ou notas fiscais de devolução de mercadoria (nos casos em que o cliente devolve a mercadoria com a mesma nota fiscal emitida pela sua empresa), é possível o envio da nota fiscal ao SEFAZ. Para isso, basta clicar no botão azul ao lado da mesma e selecionar Enviar nota fiscal.

Acesse Menu → Suprimentos → Ordens de compra → Clique no menu de contexto ao lado do número da ordem de compra → Lançar estoque.

Acesse Suprimentos → Ordens de compra → Selecione as ordens → Mais → Lançar estoque.

Ao clicar na opção Lançar estoque, você pode escolher em qual Depósito ocorrerá o lançamento de estoque. No campo Produto para lançar estoque, clique no Menu de contexto e na opção Cadastrar como produto novo.

Agora, preencha os campos para incluir o produto novo e ao final, clique em Salvar produto.

O vínculo será realizado, após isso, clique em Lançar estoque.

Para cada ação realizada o produto será identificado com o marcador correspondente, por exemplo Novo.

Ao clicar na opção Lançar estoque, você pode escolher em qual Depósito ocorrerá o lançamento de estoque. No campo Produto para lançar estoque, clique no Menu de contexto e na opção Editar dados do produto.

Agora, edite o campo desejado e ao final, clique em Salvar produto.

O vínculo será realizado, após isso, clique em Lançar estoque.

Para cada ação realizada o produto será identificado com o marcador correspondente, por exemplo Novo, Inativo ou Excluído.

Para vincular o estoque a um produto existente, clique no menu de contexto e acesse a opção Vincular a produto existente.

Agora, no campo Produto a vincular busque pelo produto já cadastrado em sua conta. Após isso, clique em Vincular Produto.

Para concluir o processo de vinculação do produto, é necessário clicar em Lançar Estoque.

Para cada ação realizada o produto será identificado com o marcador correspondente, por exemplo Novo, Inativo ou Excluído.

Caso não queira lançar estoque de todos os produtos presente na nota, no campo Produto para lançar estoque clique no menu de contexto e selecione a opção Não lançar estoque.

Ao demais produtos que será lançado o estoque, selecione o depósito e clique em Lançar estoque.

Para cada ação realizada o produto será identificado com o marcador correspondente, por exemplo Novo, Inativo ou Excluído.

Para vincular o estoque a produtos com variações, no campo Qtde para estoque informe a quantidade estoque para cada variação.

Para cada ação realizada o produto será identificado com o marcador correspondente, por exemplo Novo, Inativo ou Excluído.

Observações:

  1. Após o lançamento do estoque é possível acessar Menu →Suprimentos → Controle de Estoques e visualizar os lançamentos de entrada incluídos para os produtos presentes nos itens da ordem de compra.
  2. Para configurar o lançamento de estoque, acesse Menu → Configurações → Aba Suprimentos → Configurações do Estoque.

Acesse Menu → Suprimentos → Ordens de compra b → Clique no menu de contexto ao lado do número da ordem e selecione Estornar estoque.

Atenção!

Somente as ordens que não foram integradas aos módulos financeiro e/ou estoque podem ser editadas.
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Acesse Menu → Suprimentos → Ordens de compra → Clique no menu de contexto ao lado do número da ordem de compra e selecione Lançar contas".

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Acesse Menu → Suprimentos → Ordens de compra → Selecione as ordens → Mais → Lançar contas.

Observações:

  1. Após o lançamento das contas, é possível acessar Menu → Finanças → Contas a Pagar e visualizar as contas lançadas a partir da ordem de compra.
  2. O lançamento de contas, poderá ser configurado em Menu → Configurações → Aba Finanças → Configurações Gerais.

Acesse Menu → Suprimentos → Ordens de compra → Clique no menu de contexto ao lado do número da ordem e selecione Estornar contas.

Atenção!

Somente as ordens que não foram integradas aos módulos financeiro e/ou estoque podem ser editadas.
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Acesse Suprimentos → Ordens de compra → Clique no menu de contexto ao lado do número da ordem de compra e selecione Excluir Compra.

Observação:

Para a exclusão de várias ordens de forma simultânea, acesse Menu → Suprimentos → Ordens de Compra → Selecione aqueles que deseja excluir → Excluir ordens de compra.

Atenção!

Ressaltamos que, diferentemente dos cadastros de clientes e fornecedores, produtos e serviços, a ordem de compra é excluída definitivamente do sistema, sem a possibilidade de recuperá-lo após sua exclusão.
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Para iniciar a configuração acesse Menu → Configurações → Aba Suprimentos → Configurações do Envio de Documentos.

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Na seção Ordem de compra é possível configurar o assunto padrão e a mensagem de envio das ordens por e-mail.

No campo Assunto padrão para envio da ordem de compra informe o assunto padrão do envio do e-mail. Abaixo, em Mensagem padrão para envio da ordem de compra insira a mensagem que será exibida no corpo do e-mail.

Além disso, ao clicar em Exibir variáveis disponíveis são listadas as variáveis que são possíveis de utilizar para completar as informações do e-mail.

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Ao final, salve as configurações realizadas.

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Acesse Menu → Suprimentos → Ordens de compra → Clique no menu de contexto ao lado do número da ordem de compra → Compartilhar.

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Para adicionar mais um e-mail de envio, separe por vírgula e insira o e-mail, sem espaços. Conforme o exemplo abaixo:

Adicionar e-mail

Observação:

Caso quiser configurar um texto padrão para envio de ordens de compra por e-mail, acesse Menu → Configurações → Aba Suprimentos → Configurações do Envio de Documentos → Ordem de Compra.
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Ao selecionar Gerar link compartilhável, será gerado um link para compartilhamento.

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Para enviar por e-mail a ordem de compra, clique em Enviar por e-mail.

Observação:

Para poder compartilhar o pedido via WhatsApp, é necessário realizar a seguinte configuração em Menu → Configurações → Aba Geral → Configurações do Envio de Documentos e selecione a opção Sim no campo Compartilhar documento via Whatsapp.

Para salvar uma ordem de compra no formato PDF, clique no menu de contexto ao lado do número do pedido → Salvar em PDF.

Acesse Menu → Suprimentos → Ordens de compra → Clique no menu de contexto ao lado do número da ordem de compra → Imprimir.

Acesse Menu → Suprimentos → Ordens de compra e clique no botão Mais ações → Importar ordens de compra de uma planilha ou Exportar ordens de compra para planilha.

Observação:

A importação e exportação podem ser realizadas em formato xls e csv, selecionando o período de dados que deseja importar ou exportar.

Acesse Menu → Suprimentos → Ordens de compra → Clique no menu de contexto ao lado do número da ordem de compra e Posicione o mouse sobre Alterar situação → Selecione umas das opções: Em aberto, Em andamento, Atendido, Cancelado.

Para alterar as situações das ordens em lote, Selecione as ordens → Mais → Alterar situação.

Observação:

Ao informar a situação para as ordens de compra, é possível utilizar a opção de filtro por situações.
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Para receber parcialmente uma ordem de compra, acesse Menu → Suprimentos → Ordens de compra e Clique no menu de contexto ao lado do número da ordem de compra e acesse a opção Receber parcialmente.

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Na tela a seguir, serão exibidas as informações do produto e quantidade solicitada. No campo Qte Receber informe a quantidade que está sendo recebida no momento. Após informar a quantidade, clique Receber itens.

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Agora, poderá dar continuidade no preenchimento da ordem de compra com a quantidade parcial recebida.

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Para informar uma condição de pagamento padrão ao fornecedor, acesse Menu → Cadastros → Clientes e Fornecedores → Aba Fornecedor → Clique sobre o cadastro do fornecedor.

Observação:

Caso não tenha nenhum cadastro de fornecedor, as instruções para inclusão encontram-se na ajuda Incluir cadastro do tipo fornecedor.
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Clique em Editar. Após, isso na aba Dados Complementares no campo Condição de pagamento informe número de parcelas ou prazos padrões ao fornecedor.

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Ao incluir uma ordem de compra, informar o fornecedor e adicionar o item, automaticamente na seção Pagamento será atribuído a condição de pagamento informada no cadastro. A seguir, clique em Gerar parcelas.

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