Ordens de Serviço

As ordens de serviço têm a função de emitir comunicações internas e externas. Normalmente, é vista como um meio de controle de serviços a serem executados.

A mesma auxilia na instrução aos executores do serviço, descriminando, o tipo de atividade, a forma de execução, o prazo e para quem estão realizando tal trabalho.

Passo a passo

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Acesse Menu → Serviços → Ordens de Serviço → Incluir ordem de serviço.

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Inicie preenchendo os campos: Cliente, Equipamento, Nº de série do equipamento, Problema e Observações do recebimento.

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Na seção Peças adicione as peças utilizadas na realização do serviço. Para adicionar mais peças, clique em Adicionar outro item.

Observação:

A exibição da seção Peças está relacionada ao layout selecionado (Assistência técnica ou Prestação de serviço) na configuração das ordens de serviço. Caso queira alterar o layout, acesse Como configurar as ordens de serviço.
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Agora, na seção Serviços adicione o serviço realizado. Para adicionar mais serviços, clique em Adicionar serviço.

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Na seção Detalhes da ordem de serviço, informe a Data de Início e a Data Prevista para controle da execução do serviço. Caso seja necessário inserir algum valor de desconto, preencha no campo Desconto.

Ao marcar a opção Orçar na listagem das ordens de serviço, será exibido um indicador ao lado do número da ordem, que representa a ordem como orçamento.

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Abaixo, em Pagamento informe a forma de pagamento para essa ordem de serviço.

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Também é possível anexar imagens ou documentos para que você possa centralizar tudo que é relacionado à ordem de serviço. É só clicar em Procurar arquivo.

Observação:

Lembramos que o tamanho do arquivo não deve ultrapassar 2 MB.

No campo Marcador, você pode informar alguma identificação sobre o serviço e a mesma será exibida na listagem das ordens de serviço.

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Após o preenchimento da ordem de serviço, clique em Salvar.

Informações relacionadas

Acesse Menu → Configurações → Aba Serviços → Configurações das ordens de serviço.

Observação:

Além das configurações gerais, é possível incluir campos às suas Ordens de Serviços. Logo, é possível realizar esta ação ao acessar Menu → Configurações → Aba Serviços → Configurações de Campos Adicionais para Ordens de Serviço.
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Acesse Menu → Configurações → Aba Suprimentos → Configurações de estoque.

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O campo configurável, reflete para o controle de estoque das ordens de serviço.

No campo Lançamento de estoque para serviços, quando selecionada a opção Manual, o usuário deverá através do menu de contexto, localizado ao lado de cada ordem de serviço e selecionar a opção Lançar estoque.

Se escolhida a opção Automático ao salvar a ordem de serviço, o sistema fará o lançamento no momento determinado.

Ao selecionar a opção Automático ao finalizar a ordem de serviço o lançamento de estoque ocorrerá quando o status da ordem de serviço for Finalizada.

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Acesse Menu → Configurações → Aba Finanças → Configurações Gerais.

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O campo configurável, reflete para o lançamento de contas através das Ordens de Serviços ou Notas Ficais de Serviços.

  • Em Lançamento de contas nos serviços, quando selecionada a opção Manual, o usuário deverá através do menu de contexto, localizado ao lado de cada ordem de serviço ou nota fiscal de serviço, selecionar a opção Lançar contas. Se escolhida alguma das opções de lançamento Automático de contas através da ordem de serviço ou nota fiscal de serviço, o sistema fará o lançamento na opção selecionada.
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Acesse Menu → Configurações → Aba Serviços → Configurações dos Marcadores nas Ordens de Serviço. Após isso, clique em Incluir marcador.

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Posteriormente à configuração, diretamente no módulo é possível administrar os marcadores. Para isso, acesse Menu → Serviços → Ordem de Serviço → Clique no menu de contexto ao lado do número da ordem de serviço → Marcadores.


Além disso, pode-se incluir os marcadores em lote. Para isso, Selecione as ordens de serviço → Mais Ações e clique sobre Incluir marcadores.

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Os marcadores assim como o técnico, poderão ser filtrados no módulo de Ordens de Serviço em Menu → Serviços → Ordens de Serviço → Filtros.


Para retirar marcadores, clique no Menu de contexto ao lado do número da ordem de serviço → Selecione Marcadores → Apague o marcador ou clique sobre o "x".

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Caso seja necessário excluir um marcador, acesse Menu → Configurações → Aba Serviços → Configurações dos Marcadores nas Ordens de Serviço.

Agora, Selecione o marcador desejado → Excluir marcadores.

Acesse Menu → Serviços → Ordens de Serviço → Clique no menu de contexto ao lado do número da ordem de serviço e selecione Clonar ordem de serviço.

Observação:

É importante lembrar que, a ordem clonada será uma ordem própria e portanto, terá uma numeração diferenciada da ordem original.

Acesse Menu → Serviços → Ordens de Serviço → Clique no menu de contexto ao lado do número da ordem de serviço e selecione Gerar nota de serviço.

Observação:

Após emitir a NFSe gerada atrás da Ordem de Serviço, a situação da ordem será automaticamente alterada para Finalizada.

Para gerar a nota fiscal de suas ordens de serviço, acesse Menu → Serviços → Ordens de serviço → Selecione as ordens → Mais Ações e clique em Gerar nota fiscal.

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Acesse Menu → Serviços → Ordens de serviço → Clique no menu de contexto ao lado do número da ordem de serviço → Lançar estoque.

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Acesse Menu → Serviços → Ordens de serviço → Selecione as ordens → Mais Ações → Lançar estoque.

Observação:

Para configurar o lançamento de estoque, acesse Menu → Configurações → Aba Suprimentos → Configurações do Estoque.

Acesse Menu → Serviços → Ordens de serviço → Clique no menu de contexto ao lado do número da ordem → Estornar estoque.

Atenção!

Somente as ordens que não foram integradas aos módulos financeiro e/ou estoque podem ser editadas.
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Acesse Menu → Serviços → Ordens de serviço → Clique no menu de contexto ao lado do número da ordem de serviço → Lançar contas.

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AcesseMenu → Serviços → Ordens de serviço → Selecione as ordens → Mais Ações → Lançar contas.

Observações:

  1. Após o lançamento das contas, é possível acessar Menu →Finanças → Contas a Receber e visualizar as contas lançadas a partir da ordem de serviço.
  2. O lançamento de contas este poderá ser configurado em Menu → Configurações → Aba Finanças → Configurações Gerais.

Acesse Menu → Serviços → Ordens de serviço → Clique no menu de contexto ao lado do número da ordem e selecione Estornar contas.

Atenção!

Somente as ordens que não foram integradas aos módulos financeiro e/ou estoque podem ser editadas.
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Para iniciar a configuração acesse Menu → Configurações → Aba Serviços → Configurações do Envio de Documentos.

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Na seção Ordens de Serviço é possível configurar o assunto padrão e a mensagem de envio das ordens por e-mail.

No campo Assunto padrão para envio da ordem de serviço informe o assunto padrão do envio do e-mail. Abaixo, em Mensagem padrão para envio da ordem de serviço insira a mensagem que será exibida no corpo do e-mail.

Além disso, ao clicar em Exibir variáveis disponíveis são listadas as variáveis que são possíveis de utilizar para completar as informações do e-mail.

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Ao final, Salve as configurações realizadas.

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Acesse Menu → Serviços → Ordens de Serviço → Clique no menu de contexto ao lado do número da ordem de serviço e selecione Compartilhar.

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Para adicionar mais um e-mail de envio, separe por vírgula e insira o e-mail, sem espaços. Conforme o exemplo abaixo:

Adicionar e-mail

Observação:

As instruções para configurar o assunto e mensagem padrão no envio por e-mail, encontram-se na ajuda Configurar envio das ordens de serviço por e-mail.
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Ao selecionar Gerar link compartilhável, será gerado um link para compartilhamento.

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Para enviar por e-mail a ordem de serviço, clique em Enviar por e-mail.

Observação:

Para poder compartilhar o pedido via WhatsApp, é necessário realizar a seguinte configuração em Menu → Configurações → Aba Geral → Configurações do Envio de Documentos e selecione a opção Sim no campo Compartilhar documento via Whatsapp.
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Para imprimir a ordem de serviço, acesse o Menu de contexto da ordem e clique em Imprimir.

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A seguir, antes de clicar em Imprimir, escolha o layout de impressão, podendo ser o Layout padrão ou Layout simplificado.

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Após definir o layout de impressão, clique em Imprimir.

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Para imprimir a ordem de serviço para o técnico, acesse o Menu de contexto da ordem e clique em Imprimir para o técnico.

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A seguir, antes de clicar em Imprimir, escolha o layout de impressão, podendo ser o Layout padrão ou Layout simplificado.

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Após definir o layout de impressão, clique em Imprimir.

Observação:

Nas impressões de ordens de serviço para o técnico, não serão impressos os preços das peças.
  • Para imprimir a listagem das suas ordens serviço, acesse Menu → Serviços → Ordens de Serviço e clique em Imprimir ao lado do botão Incluir ordem de serviço.
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Acesse Menu → Serviços → Ordens de Serviço e localize a ordem que deseja excluir.

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Agora, acesse o Menu de contexto da ordem de serviço e clique em Excluir.

Atenção!

Após exclusão de uma ordem de serviço, não é possível restaurar esta ação. Lembramos também que, se houverem estoque e contas lançados para esta ordem de serviço, não haverá estorno dos mesmos.

Acesse Menu → Serviços → Ordens de Serviço → Selecione as ordens que deseja excluir e clique em Excluir ordens de serviço.

Atenção!

Após exclusão das ordens de serviço, não é possível realizar a restauração desta ação. Lembramos também que, se houverem estoques e contas lançados para estas ordens de serviço, não haverá estorno dos mesmos.
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Acesse Menu → Serviços → Ordens de Serviço → Clique no menu de contexto ao lado do número da ordem de serviço e clique Alterar Situação.

Para alterar em lote a situação das ordens, Selecione as mesmas, acesse Mais e clique em Alterar situação.

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As Ordens de Serviço poderão ser filtradas conforme a sua situação através das Abas por situação.

Você pode configurar como o sistema atribuíra a data de vencimento das parcelas ao gerar a nota fiscal a partir da Ordem de serviço ou Pedido de venda. Siga os passos abaixo:

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Acesse Menu → Configurações → Aba Finanças → Configurações gerais.

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Agora, localize o campo Atualizar datas de vencimento das parcelas ao gerar notas fiscais.

Ao selecionar a opção Não, as datas de vencimento das parcelas definidas na Ordem de serviço ou no Pedido de venda serão mantidas na nota.

Se optar pela opção Sim serão recalculadas as datas de vencimento conforme a data de emissão das notas fiscais, que substituirá as datas de vencimento informadas na Ordem de serviço ou no Pedido de venda.

Após definir a rotina de operação, clique em Salvar.

Acesse Menu → Serviços → Ordens de Serviço → Mais ações e selecione Exportar ordens de serviço para planilha.

Observação:

É importante salientar que ao realizar a exportação de dados, todas as ordens de serviço serão exportadas e não somente possíveis ordens selecionadas.

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